All'interno di questo articolo, parleremo della gestione delle risorse, in particolare dei diversi tipi dei costi di gestione. 

La gestione ottimale delle risorse, è un aspetto davvero importante e fondamentale per ogni imprenditore. Questo discorso vale per tutte le tipologie di imprese, e ovviamente anche per le officine. 

Avere troppe scorte, implica avere costi elevati all'interno dell'officina.

I costi di gestione delle scorte rappresentano infatti una percentuale del valore dell'inventario. Questa percentuale può variare chiaramente da singolo settore, ma normalmente nell'ambito Automotive si attesta a circa il 25%. 

È quindi molto importante conoscere i costi, in modo da comprendere quanto profitto possiamo realizzare dalle scorte di magazzino. I costi, ovviamente, non sono tutti uguali e dobbiamo quindi distinguere l'uno dall'altro. 

Questo discorso serve per comprendere al meglio come suddividere i costi, e ottimizzare la gestione interna di un'officina. 

I costi possono essere suddivisi in tre categorie, ovvero:

• i costi legati all'ordinazione 
• i costi di mantenimento 
• e i costi di deficit

I costi di ordinazione sono quei costi che vengono sostenuti ogni qualvolta viene effettuato un ordine. Essi sono relativi alla logistica, come ad esempio le spese di trasporto oppure le spese burocratiche. 

Valutare attentamente un fornitore, necessita del tempo…e quindi anche un costo. Selezionare i fornitori, e successivamente contrattare con esso, implica di nuovo un costo. 

Se la nostra abitudine è quella di trattare con un solo rappresentante, relativamente a tutti i materiali che utilizziamo in officina, molto probabilmente il costo sarà contenuto. 

D'altra parte, però, se abbiamo diversi rappresentanti che ci impegnano molte ore al mese, ecco che i costi di ordinazione sono elevati. Possiamo decidere di minimizzare i costi di ordinazione, a patto chiaramente di non acquistare prodotti a un prezzo eccessivo. 

Se infatti l'unico rappresentante ci vende i materiali a un prezzo molto alto, ecco che la differenza che paghiamo in più, potrebbe essere recuperata da una contrattazione con altri rappresentanti. 

Il mercato on-line permette di individuare nuovi fornitori, semplicemente navigando on-line. Questa attività può essere svolta anche al di fuori dell'orario lavorativo, e lo può realizzare in prima persona l'imprenditore. Così facendo, all'interno di un'officina ci sarà un processo lavorativo ottimale e non si perderà troppo tempo. 

Chiaramente dipende anche dalle dimensioni dell'officina, e dalla complessità delle riparazioni che richiedono i clienti.

I costi di mantenimento, invece, si suddividono a loro volta in quattro tipologie. 
Abbiamo:

• i costi di capitale 
• i costi di magazzinaggio 
• i costi di servizio 
• i costi di rischio

Tutti questi costi sono relativi al mantenimento della merce all'interno dell'officina.

I costi di capitale sono quei costi che vengono associati agli investimenti e agli interessi sul capitale investito nelle scorte. 

I costi di magazzinaggi, invece, sono tutti quei costi che incidono sulla manutenzione dell'edificio e degli impianti, come ad esempio riscaldamento oppure l'illuminazione o anche la locazione e le tasse di proprietà. 

I costi di servizio, sono quei costi legati al movimento delle merci, ma anche alle spese di assicurazione o al materiale software/hardware necessario per la gestione dell'officina. 

I costi di rischio, infine, sono quei costi che possono incidere sul magazzino, in quanto sono valore a perdere. Sono ad esempio tutte quelle spese legate alla merce invenduta, oppure obsoleta. 

Possiamo dire che questa seconda categoria di costi di mantenimento, sono legati a decisioni già effettuate, ovvero già prese dall'imprenditore. Se abbiamo acquistato un’officina, avremo quindi assorbito dei costi di mantenimento già attivi. 

Tali costi chiaramente sono difficili da mantenere bassi, in quanto dipendono comunque da una gestione quotidiana. Possiamo decidere di ridimensionare determinati costi, come l'illuminazione del magazzino, oppure eventuali software che vengono ammortizzati nel tempo…ma rimarranno comunque presenti nell'officina. 

I costi di deficit, invece, sono tutti quei costi relativi a eventuali cancellazioni d'ordine, oppure rotture. Nell'eventualità che un cliente ordini un pezzo, ma poi non “acquisti” completamente la riparazione, ecco che abbiamo in casa un materiale che non sappiamo cosa farcene. 

D'altra parte, se un materiale era in magazzino da molto tempo e va incontro a rottura, come può essere una vecchia spazzola tergicristallo, anche in questo caso è un costo di deficit. 

In considerazione di tutti questi costi, è palese come la gestione di magazzino di un'officina sia davvero qualcosa di molto complesso. 

I primi costi possono essere chiaramente ridotti, a patto di avere un giusto equilibrio tra gestione ottimale dell'officina e costi di ordinazione contenuti. 

I costi di mantenimento, invece, sono quei costi legati alla giacenza già in essere all'interno della nostra officina. In tal riguardo, vogliamo ricordare come un posizionamento corretto di tutti i prodotti, permetta di diminuire quanto più tutto il processo di gestione nel corso del tempo. 

Se abbiamo già posizionato al meglio i prodotti, non appena arrivano alla consegna, ecco che non ci saranno più problemi di movimentazione o risistemare tutto quanto. 

Come ultima categoria, abbiamo i costi di deficit…che sono legati a imprevisti e non dipendono tendenzialmente da noi. Questi ultimi sono abbastanza imprevedibili e non dobbiamo preoccuparci troppo…ma li dobbiamo comunque considerare. 

Alla fine di questo articolo, e dopo aver espresso le diverse tipologie di costi, vogliamo sottolineare però una carta importante. Una gestione ottimale del magazzino, implica anche un ambito previsionale per i prossimi mesi e per le tendenze del mercato. 

Il nostro consiglio è quello di mantenere in magazzino snello, e non accumulare troppo materiale. È bene essere pronti a effettuare riparazioni, per ogni tipologia di auto, ma dobbiamo anche preservare il nostro capitale economico. 

In questo modo, eviteremo costi di deficit, legati alle rotture di prodotti, oppure a costi di rischio, proprio per merce invenduta o obsoleta. 

Nell'eventualità che abitassimo in una grande città, potremmo beneficiare chiaramente di un servizio efficiente da parte dei corrieri nella consegna immediata dei prodotti. Nell'eventualità invece che abitassimo in un paesino sperduto delle montagne del Centro Italia, probabilmente è consigliato avere qualche scorta in più di materiale. 

Ogni officina, infatti, ha una propria natura…diversa l'una dall'altra. Per tal motivo, consigliamo ovviamente un’attenta e precisa analisi della propria realtà, secondo quanto abbiamo espresso all'interno di questo articolo. 

L'obiettivo, infatti, è quello di ridurre quanto più tutti i singoli costi, al fine di avere un ampio e solido margine economico.

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